Nota fiscal a partir do pedido no Olist ERP: emissão automática

Principais aprendizados

• No Olist ERP, a nota fiscal pode ser gerada a partir do pedido de venda, um por um ou em lote.
• A geração automática cria a nota quando o pedido muda para Aprovado.
• A autorização automática envia a nota para a SEFAZ e exige o certificado A1 nos servidores da Olist.
• A natureza de operação de cada canal é definida na integração, inclusive para contribuintes do ICMS.
• Antes de automatizar, confirme que o sistema está no ambiente de produção e que os cadastros fiscais estão completos.

Emitir nota fiscal a partir do pedido no Olist ERP é o caminho mais seguro para quem vende online: a nota herda cliente, itens e valores do pedido. Você pode gerar manualmente, em lote ou deixar o ERP gerar e autorizar sozinho. A APPROX Digital explica cada opção e o que preparar antes. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e lojas virtuais), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Como gerar a nota fiscal a partir do pedido de venda?

O caminho é Vendas > Pedidos de venda. Antes de começar, a Olist recomenda conferir se o sistema está no ambiente de produção, e não no de homologação.

• Um pedido: no menu de contexto (...), escolha gerar nota fiscal. Com o pedido aberto, a mesma opção fica em mais ações.
• Vários pedidos: marque os pedidos, clique em mais ações (...) e escolha gerar notas fiscais.

Depois disso, você é levado ao módulo de Notas Fiscais para continuar a emissão. A geração pode ser feita logo após a inclusão do pedido.

Como configurar a emissão automática de nota no Olist ERP?

As automações ficam em Configurações > aba Notas fiscais > Configuração da nota fiscal eletrônica (NFe), na seção Automações. São duas opções que trabalham juntas:

• Gerar nota fiscal automaticamente ao aprovar pedido: a nota é criada quando o pedido muda para Aprovado, e o pedido passa para Preparando envio.
• Envio automático para a SEFAZ: com essa opção ligada, toda nota gerada automaticamente é enviada para autorização. Ela só funciona se a geração automática também estiver habilitada.

A Olist informa que a geração automática está disponível para todos os planos, enquanto a autorização automática depende do plano contratado. Para emitir pelo ERP, o certificado digital A1 precisa estar armazenado nos servidores da Olist.

Como definir a natureza de operação de cada canal?

Para a nota sair com a tributação certa sem ninguém escolher na mão, cada integração tem a sua natureza de operação. O caminho é Configurações > aba E-commerce > Integrações, escolher o canal, aba Pedidos > Dados Fiscais e preencher o campo Natureza de operação para venda.

Se você vende também para empresas contribuintes do ICMS, dá para ativar uma natureza diferente para esses destinatários. Essa configuração é fiscal, então faça com a sua contabilidade. Para entender melhor o tema, veja o nosso guia sobre o setup fiscal automatizado do Olist ERP.

Automatizar a nota não corrige cadastro errado: só faz o erro acontecer mais rápido. Revise NCM, unidade e origem dos produtos antes de ligar a emissão automática.

Quais cuidados tomar antes de automatizar?

Na nossa experiência, a emissão automática funciona bem quando a base está pronta. A lista de conferência que usamos:

• Produtos com NCM, unidade e origem preenchidos e conferidos.
• Naturezas de operação validadas pela contabilidade, uma para cada tipo de venda.
• Integrações com a natureza de operação definida.
• Certificado A1 válido e configurado.
• Um período de teste com geração automática e autorização manual, para revisar as primeiras notas.

O que fazer quando a nota é rejeitada?

Rejeição faz parte da rotina fiscal. O importante é corrigir a causa no cadastro, e não só na nota. Se o mesmo produto gera rejeição duas vezes, o problema está no produto ou na natureza de operação. Por isso, em automações fiscais, a APPROX Digital costuma criar um ponto de revisão diário das notas pendentes.

Como a APPROX Digital implanta a emissão de notas no Olist ERP?

• Diagnóstico da operação: levantamos canais, volume de notas, regime tributário e como a nota é emitida hoje.
• Desenho do processo: definimos em que momento a nota nasce e quem cuida das rejeições.
• Configuração e implantação: cadastros fiscais, naturezas de operação e certificado, sempre validados com a contabilidade.
• Integrações e automações: natureza por canal, geração e autorização automáticas e envio para separação e expedição.
• Treinamento da equipe: a equipe aprende a ler rejeição e corrigir na origem.
• Acompanhamento pós-implantação: revisamos as notas das primeiras semanas.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos. A Arhua, cliente por 2 anos em consultoria, otimizou os processos com a implantação do Bling e do Olist ERP. Conheça a consultoria de implantação do Olist ERP.

Quer automatizar as notas sem susto?

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Fonte: Como gerar uma nota fiscal a partir do pedido de vendas (Central de Ajuda Olist), Autorização automática de Nota Fiscal (Central de Ajuda Olist) e Como vincular Natureza de Operação ao seu E-commerce (Central de Ajuda Olist)

Perguntas frequentes