Painel de Contadores da Olist: como ativar e o que o contador vê

Principais aprendizados

• O Painel de Contadores da Olist dá ao contador acesso direto aos dados fiscais e financeiros do cliente que usa o ERP da Olist.
• O contador vê notas de entrada e saída, NFC-e, numeração das notas, contas a pagar, contas a receber e movimentações de caixa.
• A ativação parte do lojista, com um convite feito dentro do ERP.
• O painel é gratuito e o lojista controla e pode revogar o acesso.
• O painel só ajuda se os dados no ERP estiverem certos: nota bem emitida e financeiro conciliado.

O Painel de Contadores da Olist é a ponte entre o ERP do lojista e o escritório de contabilidade. Com ele, o contador consulta notas e financeiro sem esperar o cliente mandar arquivos. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. Neste artigo, explicamos o recurso e como a APPROX Digital prepara o Olist ERP (antigo Tiny ERP) para o contador receber informação confiável.

O que é o Painel de Contadores da Olist?

É uma plataforma gratuita para o contador acessar, em um só lugar, os dados dos clientes que usam o Sistema ERP da Olist. A Olist apresentou o painel no seu blog como forma de acabar com a troca manual de documentos, que gera dados espalhados, erros e retrabalho no fechamento.

Pelo que a Olist descreve, o contador consegue:

• ver e exportar notas fiscais de entrada e saída, NFC-e e a numeração sequencial das notas;
• acompanhar contas a pagar, contas a receber e movimentações de caixa;
• gerenciar vários CNPJs em um único lugar, sem trocar de login;
• passar de uma empresa para outra da carteira em poucos cliques.

Como ativar o Painel de Contadores no Olist ERP?

A ativação é feita pelo lojista. Dentro do ERP da Olist, ele envia um convite com email, telefone e CNPJ do contador. Com o convite aceito, o acesso é liberado.

A segurança também fica com o lojista. Segundo a Olist, é ele quem controla as permissões e pode revogar a autorização, e as operações seguem a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso é bem melhor do que o hábito comum de compartilhar senha do sistema com o escritório.

O que o Painel de Contadores muda na rotina da empresa?

Muda o fechamento do mês. Em vez de o contador cobrar arquivos e o lojista correr atrás de XML e extratos, a informação já está disponível. Sobra tempo para o que interessa: análise e orientação.

Mas existe uma condição. O painel mostra o que está no ERP. Se as notas saem com erro, se o contas a pagar não é lançado ou se o caixa não é conciliado, o contador vai ver exatamente isso, só que mais rápido.

O Painel de Contadores não arruma a casa. Ele mostra a casa. Por isso a implantação do ERP vem antes.

Quais erros deixam o painel sem utilidade?

O mais comum é o financeiro fora do sistema. Muitas empresas emitem nota no ERP, mas controlam pagamentos em planilha. O contador vê as notas, mas não vê o caixa real.

Outros problemas frequentes:

• regras fiscais configuradas sem validação do contador;
• notas de entrada que não são lançadas no ERP;
• vários CNPJs do mesmo grupo operando sem padrão de cadastro;
• ninguém responsável por conferir os lançamentos antes do fechamento.

Como a APPROX Digital prepara o Olist ERP para o contador?

A APPROX Digital trabalha junto com a contabilidade do cliente, e o painel é um ótimo ponto de encontro. A metodologia:

• Diagnóstico da operação: entendemos como notas, compras e pagamentos circulam hoje e o que o contador precisa receber.
• Desenho do processo: definimos quem lança o quê, e quando, no Olist ERP (antigo Tiny ERP).
• Configuração e implantação: configuramos fiscal, contas a pagar e a receber e caixa, com as regras fiscais validadas pelo contador.
• Integrações e automações: integramos canais de venda e bancos e criamos automações sob medida para tirar lançamentos manuais.
• Treinamento da equipe: treinamos financeiro e faturamento, e orientamos o convite ao contador.
• Acompanhamento pós-implantação: acompanhamos os primeiros fechamentos com o escritório.

Conheça o projeto na página de implantação do Olist ERP.

A APPROX Digital substitui o contador?

Não. A APPROX Digital é consultoria empresarial, não contabilidade, e o cliente não troca de contador. Para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido, a APPROX faz consultoria de planejamento tributário dentro da lei, junto com a contabilidade. Em casos analisados, a economia chegou a até 30% da carga tributária, e o resultado depende de cada empresa.

Os números que a APPROX Digital pode mostrar são simples e verificáveis: mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e 47 clientes que otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela equipe. A APPROX Digital também é parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento, e trabalha com Olist ERP (antigo Tiny ERP), UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi.

Quer um fechamento sem correria?

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Fonte: Gestão contábil, produtividade na contabilidade digital e Painel de Contadores da Olist (Blog da Olist)

Perguntas frequentes