Histórico de pedidos na Shopify: como organizar e integrar ao ERP

Principais aprendizados

• O histórico de pedidos da Shopify registra cliente, itens, valores, pagamento e processamento de cada compra.
• Os status são separados em pedido, pagamento, processamento e devolução.
• A linha do tempo do pedido guarda notas e mudanças de status, útil para o atendimento.
• O pedido da Shopify precisa conversar com o ERP para nota fiscal, estoque e financeiro.
• Mapear qual status dispara qual ação evita nota errada e envio de pedido não pago.

O histórico de pedidos na Shopify é o registro de cada compra da loja, com dados do cliente, itens, valores, pagamento e envio, acessado pela seção Pedidos do admin. Ele é a base para atender o cliente, entender o que vende e alimentar o ERP. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP, criação de lojas virtuais e integrações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos, e conecta o histórico de pedidos da Shopify ao ERP para a operação rodar sem retrabalho.

O que fica registrado no histórico de pedidos da Shopify?

Cada pedido guarda dados da transação, da entrega e do cliente. Segundo a Shopify, o registro inclui o perfil do cliente (nome, e-mail, telefone, endereços e consentimentos de marketing), os itens com SKU, variante, quantidade, descontos e impostos, o resumo financeiro com frete, promoções e gateway, e o rastreamento com local de estoque, transportadora e mudanças de status com data e hora.

Há ainda a linha do tempo do pedido, onde a equipe adiciona notas e acompanha o que aconteceu. Para o atendimento, isso evita aquela pergunta repetida ao cliente sobre algo que já foi resolvido.

Quais são os status de pedido na Shopify?

A Shopify organiza os status em quatro grupos, e entender cada um é o primeiro passo para integrar com o ERP:

• Pedido: aberto, arquivado ou cancelado.
• Pagamento: pendente, autorizado, vencido ou não pago, pago, parcialmente pago, parcialmente reembolsado, reembolsado e anulado.
• Processamento: não processado, parcialmente processado, processado, agendado e em espera.
• Devolução: solicitada, em andamento, devolvido e inspeção concluída.

No admin, dá para filtrar por cliente, SKU ou período e combinar status, como pedidos pagos e não processados. Esse filtro, sozinho, já organiza a fila de separação de muita loja.

Por que integrar o histórico de pedidos da Shopify ao ERP?

Porque é no ERP que o pedido vira nota fiscal, baixa de estoque e lançamento financeiro. Quando a integração não está bem desenhada, aparecem problemas clássicos: nota emitida para pedido que ainda está pendente, estoque baixado duas vezes, reembolso feito na loja que não volta para o financeiro.

A regra que a APPROX Digital aplica é simples: cada status da Shopify precisa ter um efeito claro no ERP. Pedido pago e não processado entra para separação. Pedido cancelado não gera nota. Pedido reembolsado aciona o financeiro e, se houver devolução, o estoque. No Bling, por exemplo, isso passa pela configuração da integração e das situações de pedido, parte do trabalho de implantação Bling.

Pedido bem integrado é aquele que ninguém precisa redigitar.

Que erros aparecem quando loja e ERP não conversam?

Os erros mais comuns são estes:

• SKU diferente entre a Shopify e o ERP, e o pedido entra sem produto vinculado.
• Variações cadastradas de um jeito na loja e de outro no ERP.
• Pedidos de loja física e online sem a mesma regra de estoque.
• Devolução registrada na Shopify e esquecida no ERP.
• Equipe que não sabe qual tela é a fonte da verdade.

A Shopify cita ainda que os dados dos pedidos ajudam na conciliação financeira e na preservação de informações em uma migração de loja. Esse é outro motivo para manter cadastro e integração limpos desde o início.

Como a APPROX Digital integra pedidos da Shopify ao ERP?

O trabalho segue as etapas do método da APPROX Digital:

• Diagnóstico da operação: levantamos canais de venda, volume de pedidos e como a equipe trabalha hoje.
• Desenho do processo: definimos o que cada status da Shopify dispara no ERP.
• Configuração e implantação: ajustamos cadastro, SKUs, variações e situações de pedido no ERP.
• Integrações e automações: conectamos Shopify, ERP e marketplaces, com automações para os pontos que a integração padrão não cobre.
• Treinamento da equipe: mostramos onde consultar e onde agir em cada etapa.
• Acompanhamento pós-implantação: conferimos pedidos, notas e estoque nas primeiras semanas.

Por que a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos e o selo Top Especialista Bling. Em casos já entregues, 47 clientes em todo o Brasil otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. Conheça também a criação de loja virtual Shopify.

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Fonte: Histórico de pedidos: o que é, onde visualizar e como acompanhar

Perguntas frequentes