Automações sob medida para sua empresa sem trocar de sistema

Principais aprendizados

• Automações sob medida são desenvolvidas para o processo da sua empresa, e não para um modelo genérico.
• Na maioria dos casos, dá para automatizar sem trocar de sistema: a automação trabalha junto com o ERP, o CRM e a loja virtual que você já usa.
• As melhores candidatas são tarefas repetitivas, com regra clara e que hoje dependem de alguém copiando dados de um lugar para outro.
• Antes de automatizar, o processo precisa estar desenhado, senão você só acelera o erro.
• A APPROX Digital desenvolve automações sob medida para Bling, Olist ERP, CRMs e e-commerce.

Já pensou em ter automações desenvolvidas única e exclusivamente para sua empresa? É isso mesmo que você está lendo. Aquela necessidade que você tem hoje na operação pode ser automatizada sem precisar trocar de sistema. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas, integrações, automações e desenvolvimento sob medida para e-commerce e operações comerciais, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos.

O que são automações sob medida?

Automações sob medida são rotinas desenvolvidas para executar, sozinhas, tarefas que hoje a sua equipe faz à mão, seguindo exatamente as regras do seu negócio. A diferença para uma automação pronta é que ela parte do seu processo, e não de um modelo que tenta servir para todo mundo.

Os sistemas de mercado, como ERPs e CRMs, têm automações nativas muito úteis. Mas cada empresa tem particularidades: uma regra de comissão diferente, um fluxo de aprovação próprio, uma integração com um fornecedor específico. É nesse espaço que a automação sob medida entra.

Dá para automatizar sem trocar de sistema?

Sim, na maioria dos casos dá para automatizar sem trocar de sistema. Quando o ERP, o CRM ou a plataforma de loja virtual oferecem API ou integrações, a automação é construída em cima do que você já usa.

Isso evita o custo e o risco de uma migração. A equipe continua trabalhando nas telas que já conhece, e as tarefas repetitivas passam a acontecer em segundo plano. Trocar de sistema só faz sentido quando o atual realmente não atende o modelo de negócio, e isso é avaliado no diagnóstico.

Quais tarefas podem ser automatizadas na operação?

As tarefas que mais valem a pena automatizar são as repetitivas, com regra clara e que envolvem copiar informação de um sistema para outro. Alguns exemplos comuns em e-commerce e operações comerciais:

• Financeiro: lançar contas a pagar e a receber automaticamente a partir de pedidos ou notas.
• Pedidos: atualizar status, separar pedidos por regra (canal, transportadora, prioridade) e avisar a equipe quando algo trava.
• Estoque: gerar alertas de estoque baixo ou de produto parado e sugerir reposição.
• Comercial: criar tarefas no CRM quando um lead responde, mover negociações no funil e registrar histórico de contato.
• Atendimento: enviar mensagens de acompanhamento de pedido ou de pós-venda.
• Relatórios: montar e enviar indicadores para a gestão sem ninguém exportar planilha.

Em CRMs como o Kommo, que já tem robôs (Salesbot) e funil de vendas, a automação sob medida complementa o que o sistema faz, conectando o comercial ao ERP. Veja como funciona a implantação Kommo.

Como saber se a minha empresa precisa de uma automação?

A sua empresa precisa de automação quando a equipe gasta tempo demais com tarefas que não exigem decisão. Alguns sinais claros:

• Alguém passa horas por semana copiando dados entre sistemas.
• Informações importantes ficam em planilhas paralelas ao ERP.
• Erros de digitação geram retrabalho em nota fiscal, estoque ou financeiro.
• A operação depende de uma pessoa específica lembrar de fazer algo.

Se você reconhece dois ou mais desses sinais, há espaço para automatizar.

Por que o processo vem antes da automação?

O processo vem antes porque automatizar um fluxo bagunçado só faz o erro acontecer mais rápido. Se o cadastro de produto está errado, a automação de estoque vai espalhar o erro para todos os canais.

Por isso, o trabalho começa entendendo como a operação funciona hoje, onde estão os gargalos e qual seria o fluxo ideal. Só depois disso a automação é desenhada. Em muitos projetos, a primeira entrega é justamente organizar o ERP, e a automação vem em seguida.

Automação sob medida ou trocar de sistema: qual escolher?

Na maior parte das vezes, a automação sob medida é a escolha mais segura, porque resolve a necessidade sem o custo e o risco de uma migração. Trocar de sistema envolve migrar cadastros, refazer integrações, retreinar a equipe e conviver com um período de adaptação.

A automação, por outro lado, preserva o que já funciona e ataca só o ponto que trava a operação. Se o seu ERP atende bem a emissão de notas, o estoque e o financeiro, mas falta uma regra específica do seu negócio, faz mais sentido construir essa regra em cima dele do que recomeçar do zero.

Trocar de sistema passa a fazer sentido quando o atual não acompanha o modelo de negócio: por exemplo, quando a empresa muda de forma de operar e o sistema não tem a estrutura necessária. Essa avaliação é feita no diagnóstico, com base no processo, e não na preferência por uma ferramenta. Em vários casos, a resposta é uma combinação: manter o sistema principal e desenvolver automações e sistemas sob medida que rodam junto dele.

Como a APPROX Digital desenvolve automações sob medida?

A APPROX Digital desenvolve automações sob medida em etapas, partindo do processo e terminando no acompanhamento do uso real.

• Diagnóstico da operação: mapeamos as tarefas manuais, quanto tempo consomem e quais causam mais erro.
• Desenho do processo: definimos o fluxo ideal e as regras que a automação vai seguir.
• Configuração e implantação: ajustamos o que for preciso nos sistemas atuais para que a automação tenha dados confiáveis.
• Integrações e automações: desenvolvemos a automação, conectando ERP, CRM, loja virtual e outras ferramentas via API.
• Treinamento da equipe: mostramos o que muda na rotina de cada pessoa e como acompanhar a automação.
• Acompanhamento pós-implantação: monitoramos o funcionamento e ajustamos conforme a operação evolui.

Conheça a página de automações e sistemas sob medida da APPROX Digital. Se você quer acompanhar os resultados em uma tela, veja também como ter um painel personalizado para Bling e Olist ERP.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. É parceira Top Especialista Bling e trabalha com Olist ERP, UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi.

Em um dos cases autorizados, 47 clientes em todo o Brasil otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. Esse conhecimento dos sistemas por dentro é o que permite criar automações que funcionam de verdade, porque a equipe sabe de onde vem cada dado. Poucas consultorias no mercado conseguem unir implantação, integração e desenvolvimento sob medida no mesmo projeto.

Qual tarefa você quer automatizar?

Conte para a gente qual necessidade da sua operação poderia acontecer sozinha. A APPROX Digital avalia e desenha a automação sob medida para você. Fale com um especialista.

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