Gestão de compras no Bling: do pedido de compra ao recebimento

Principais aprendizados

• Gestão de compras é organizar tudo o que a empresa adquire, do pedido ao recebimento conferido.
• Compras e estoque andam juntos: comprar demais prende caixa, comprar de menos gera ruptura.
• As etapas são requisição, cotação, negociação, aprovação, ordem de compra e recebimento.
• No Bling, o pedido de compra conecta a compra ao estoque e ao financeiro.
• A APPROX Digital organiza o processo e, quando necessário, implanta planejamento de compras junto do Bling.

Gestão de compras é o processo que garante que a empresa compre o que precisa, na quantidade certa, pelo custo total adequado e no prazo. No Bling, ela funciona melhor quando o pedido de compra é registrado no sistema e o recebimento atualiza o estoque e o financeiro. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP, CRM e lojas virtuais, integrações, automações e sistemas sob medida, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos, e parceira Top Especialista Bling.

Por que a gestão de compras afeta o estoque?

Porque toda decisão de compra define quanto haverá para vender. Comprar demais aumenta o custo de armazenagem e o risco de perda; comprar de menos causa falta e atraso. Para equilibrar, a compra precisa considerar quatro dados: demanda (histórico de vendas), estoque mínimo, prazo de entrega do fornecedor e giro de cada item.

Todos esses dados podem estar no Bling, desde que vendas, entradas e saídas sejam registradas lá. Leia também sobre giro de estoque no Bling.

Quais são as etapas do processo de compras?

O processo de compras tem seis etapas:

1. Requisição: registrar o item, a quantidade, o prazo e o motivo.
2. Cotação: comparar fornecedores por preço, prazo, qualidade, pagamento e quantidade mínima.
3. Negociação: buscar melhores condições de preço, frete e entrega.
4. Aprovação: validar orçamento e prioridade, evitando compras duplicadas.
5. Ordem de compra: formalizar itens, quantidades, preços e condições.
6. Recebimento e conferência: checar quantidade, especificação e nota fiscal, e atualizar estoque e financeiro.

O blog do Bling lembra que "Uma negociação bem estruturada considera o custo total da aquisição". Preço baixo com frete alto e prazo longo pode sair caro.

Como funciona o pedido de compra no Bling?

No Bling, os pedidos de compra podem ser registrados e ligados às movimentações de estoque e ao financeiro. Assim, quando a mercadoria chega, o recebimento atualiza o saldo e a conta a pagar fica prevista. O Bling tem um tutorial oficial:

Para empresas com volume muito alto, o artigo do Bling menciona o Plano Elite, com API personalizável, mais de 150 integrações nativas e gestão de até sete contas Bling.

Compra registrada fora do sistema é estoque e conta a pagar que o ERP não enxerga.

Quais indicadores acompanhar em compras?

Os indicadores mais úteis em compras são custo médio de aquisição, economia nas negociações, prazo médio de entrega, percentual de entregas no prazo, quantidade de compras emergenciais e desempenho dos fornecedores. Compras emergenciais frequentes, por exemplo, mostram que o estoque mínimo está mal calculado.

Avalie os fornecedores com critérios fixos (preço, qualidade, prazo, pagamento, ocorrências e capacidade) e compare ao longo do tempo.

Na prática, a APPROX Digital costuma começar por um ponto simples: definir o estoque mínimo dos itens mais vendidos com base no histórico real do Bling e no prazo de entrega de cada fornecedor. Só isso já reduz boa parte das compras emergenciais. Depois, com o processo rodando, entram a avaliação periódica de fornecedores e a revisão das condições de pagamento, que impactam diretamente o fluxo de caixa da empresa.

Quando a gestão de compras precisa de um sistema a mais?

Quando a empresa tem muitos itens, muitos fornecedores ou produção própria, calcular a reposição item por item fica inviável. Nesses casos, a APPROX Digital desenvolve sistemas sob medida que rodam junto do Bling, como o planejamento de compras explicado em MRP para Bling.

Como a APPROX Digital organiza a gestão de compras no Bling?

A APPROX Digital aplica este método:

• Diagnóstico da operação: entendemos como hoje se decide o que comprar, de quem e quando.
• Desenho do processo: definimos etapas, responsáveis, limites de aprovação e estoque mínimo por item.
• Configuração/implantação: configuramos fornecedores, produtos e pedidos de compra no Bling. Conheça a implantação Bling.
• Integrações e automações: criamos automações para alertas de reposição e conferência de recebimento.
• Treinamento da equipe: treinamos compras, recebimento e financeiro no fluxo novo.
• Acompanhamento pós-implantação: acompanhamos os primeiros ciclos de compra e ajustamos parâmetros.

Por que a APPROX Digital?

São mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e o selo Top Especialista Bling. Com implantação de ERP, 47 clientes otimizaram as operações.

Quer comprar com base em dados, e não no susto? Fale com a gente.

Fonte: Gestão de compras: processos, objetivos e boas práticas

Perguntas frequentes