Implantação de ERP sozinho: erros comuns e como resolver

Principais aprendizados

• A implantação de ERP sozinho costuma falhar por falta de processo, e não por falta de sistema.
• Os erros mais comuns são cadastros sem padrão, fiscal configurado sem a contabilidade, integrações ligadas cedo demais e equipe sem treinamento.
• Quem já tentou implantar sozinho normalmente não precisa trocar de ERP: precisa reorganizar a conta.
• Uma consultoria especializada faz a implantação, treina toda a equipe e mostra o caminho certo de usar o ERP de forma otimizada.
• A APPROX Digital implanta Bling, Olist ERP e UpSeller com diagnóstico, treinamento e acompanhamento.

Se você sofre com a implantação de ERP ou já tentou implantar sozinho, pode contar com uma consultoria especializada, capaz de treinar toda a sua equipe, fazer toda a implantação sem você se preocupar e mostrar o caminho certo de usar o ERP de forma otimizada. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP e CRM, integrações e automações para e-commerce e operações comerciais, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Por que a implantação de ERP sozinho costuma dar errado?

A implantação de ERP sozinho costuma dar errado porque a empresa começa pela ferramenta, e não pelo processo. O sistema é configurado com pressa, no meio da rotina, por quem já tem outras dez tarefas para fazer.

Um ERP organiza vendas, estoque, notas fiscais e financeiro em um só lugar. Mas ele só funciona bem quando cada uma dessas áreas tem regras claras. Sem isso, o sistema vira só mais uma tela, e a operação continua na planilha.

Quais são os erros mais comuns na implantação de ERP?

Os erros mais comuns na implantação de ERP se repetem em empresas de todos os tamanhos:

• Começar pela ferramenta: sair configurando o sistema sem antes desenhar como a empresa vende, compra e fatura.
• Migrar cadastros sem padrão: importar a planilha antiga com produtos duplicados, variações diferentes e códigos inconsistentes.
• Configurar o fiscal sem a contabilidade: copiar regras de tributação da internet ou de outra empresa e gerar nota rejeitada ou imposto errado.
• Ligar integrações cedo demais: conectar marketplaces antes de a base estar pronta e espalhar o erro para todos os canais.
• Não definir responsáveis: ninguém sabe quem emite nota, quem confere estoque e quem lança o financeiro.
• Não treinar a equipe: cada pessoa usa o sistema de um jeito, e o conhecimento fica concentrado em uma só.

Cada um desses erros parece pequeno no começo. Juntos, fazem a empresa acreditar que o ERP "não serve", quando o problema está na implantação.

Já implantei sozinho e não deu certo. Preciso trocar de ERP?

Na maioria das vezes, você não precisa trocar de ERP. O que precisa é reorganizar a conta: revisar cadastros, corrigir regras fiscais, refazer integrações e definir rotinas claras para cada área.

Trocar de sistema sem corrigir o processo costuma levar aos mesmos problemas em uma tela nova. Por isso, o primeiro passo é um diagnóstico que mostre se o sistema atual atende o seu modelo de negócio. Se ainda está em dúvida entre ERPs, veja a comparação entre Bling ou Olist ERP.

O que uma consultoria de implantação de ERP faz de diferente?

Uma consultoria de implantação de ERP faz de diferente três coisas: começa pelo processo, executa a configuração por você e treina a equipe para usar o sistema do jeito certo.

Você não precisa parar a operação para aprender cada tela do ERP. A consultoria assume a implantação, envolve as pessoas certas em cada etapa e entrega o sistema funcionando, com a equipe preparada. Também é ela quem conversa com a sua contabilidade para alinhar as regras fiscais, já que a configuração tributária do ERP precisa seguir a orientação do contador.

Leia também a comparação entre contratar um consultor ou implantar sozinho.

Como o treinamento da equipe muda o resultado da implantação de ERP?

O treinamento da equipe é o que faz a implantação de ERP durar. Um sistema bem configurado, mas usado de forma errada, volta a gerar problema em poucos meses.

O ideal é treinar por função: quem vende aprende o fluxo de pedidos, quem fatura aprende a emissão de nota, quem cuida do estoque aprende as movimentações, e o financeiro aprende contas a pagar, a receber e conciliação. Assim cada pessoa domina o que precisa e a operação não depende de um único colaborador.

Como saber se a minha implantação de ERP precisa ser refeita?

A sua implantação de ERP precisa ser revista quando o sistema não é mais a fonte confiável dos números da empresa. Se a gestão consulta planilha para saber o estoque ou o caixa, algo na implantação ficou pelo caminho.

Alguns sinais frequentes:

• O estoque do ERP não bate com o estoque físico nem com o que aparece nos marketplaces.
• Notas fiscais são rejeitadas com frequência ou precisam ser corrigidas depois de emitidas.
• O financeiro é feito fora do sistema e ninguém sabe a margem real.
• Pedidos se perdem entre o canal de venda e o ERP.
• Ninguém na equipe sabe explicar por que o sistema foi configurado daquele jeito.

Refazer a implantação não significa apagar tudo. Muitas vezes, é possível aproveitar boa parte do que já existe e corrigir só o que está gerando erro. O diagnóstico mostra o que fica, o que muda e em que ordem.

Como a APPROX Digital faz a implantação de ERP?

A APPROX Digital faz a implantação de ERP em etapas, para você não se preocupar com a parte técnica e ter o sistema funcionando com a equipe preparada.

• Diagnóstico da operação: entendemos como você trabalha hoje, o que já foi configurado e onde estão os erros.
• Desenho do processo: definimos o fluxo ideal de cada área e os responsáveis por cada etapa.
• Configuração e implantação: cadastros, regras fiscais (alinhadas com a sua contabilidade), estoque, financeiro e usuários configurados.
• Integrações e automações: conexão com marketplaces, loja virtual e demais ferramentas, com automações quando fazem sentido.
• Treinamento da equipe: treinamento por função, com a operação real da empresa.
• Acompanhamento pós-implantação: suporte nos primeiros ciclos para ajustar o que for necessário.

A APPROX Digital implanta Bling, Olist ERP (antigo Tiny ERP) e UpSeller.

Por que confiar na APPROX Digital para implantar o seu ERP?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e é parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento.

Em um dos cases autorizados, 47 clientes em todo o Brasil otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. Além dos ERPs, a equipe trabalha com Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi, o que permite integrar o ERP ao restante da operação.

Quer implantar o seu ERP do jeito certo?

Se você já tentou implantar sozinho ou está prestes a começar, a APPROX Digital assume a implantação e treina a sua equipe. Fale com um especialista.

Perguntas frequentes