Como 47 clientes otimizaram as operações com ERP pela APPROX Digital

Principais aprendizados

• 47 clientes em todo o Brasil otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital.
• Os problemas se repetem: estoque divergente, nota fiscal manual ou com erro, multicanal sem integração e financeiro sem controle.
• A solução raramente é trocar de sistema; quase sempre é configurar, integrar e treinar.
• Método importa: diagnóstico, desenho do processo, configuração, integrações, treinamento e acompanhamento.
• A experiência de mais de 1.500 clientes atendidos ajuda a reconhecer cedo onde cada operação trava.

Os 47 clientes que otimizaram as operações com ERP junto com a APPROX Digital resolveram, em geral, os mesmos quatro grupos de problema: estoque, nota fiscal, venda multicanal e financeiro. A diferença veio da combinação entre um ERP bem configurado, integrações corretas e uma equipe treinada. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP e CRM, integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. A seguir, você vê os padrões que observamos nesses projetos e como cada problema costuma ser resolvido.

Quem são os 47 clientes que otimizaram as operações com ERP?

São empresas de diferentes regiões do Brasil que passaram pela implantação de ERP feita pela APPROX Digital e otimizaram as operações. Não citamos nomes nem números individuais. O que compartilhamos aqui são os padrões observados: os problemas que aparecem com mais frequência e o caminho que costuma funcionar.

Esses padrões são úteis porque se repetem em operações de portes e segmentos variados. Se você reconhecer a sua empresa em algum deles, é provável que o caminho seja parecido.

Como o ERP resolve o problema de estoque?

O ERP resolve o estoque quando passa a ser a única fonte de verdade sobre quantidades, em todos os canais. O problema mais comum que encontramos é o estoque controlado em vários lugares ao mesmo tempo: uma planilha, o painel do marketplace, a loja virtual e o próprio ERP, cada um com um número diferente.

Na implantação, o trabalho costuma envolver:

• Revisar o cadastro de produtos, variações e kits, para que cada item exista uma única vez.
• Fazer o inventário inicial e definir o ERP como origem do saldo.
• Integrar os canais de venda para que o estoque seja atualizado automaticamente.
• Criar rotinas de conferência para entradas, devoluções e ajustes.

O resultado esperado é parar de vender o que não tem e de esconder o que tem. Esse tema é aprofundado em como integrar Bling, Shopee e Mercado Livre sem perder estoque.

Como o ERP melhora a emissão de nota fiscal?

O ERP melhora a emissão de nota quando o cadastro fiscal está certo e a emissão deixa de ser feita uma a uma. Dois padrões aparecem muito: notas emitidas manualmente, uma por pedido, consumindo horas da equipe, e notas com erro por causa de NCM, origem ou natureza de operação mal configurados.

A solução passa por revisar o cadastro fiscal, enxugar as naturezas de operação, validar as regras com o contador e organizar a emissão em lote. Com a reforma tributária, esse cuidado ganha ainda mais peso, porque a NF-e passa a ter campos de IBS e CBS. Por isso, revisar a base fiscal é um dos primeiros passos da otimização.

Como o ERP organiza a venda em vários canais?

O ERP organiza a venda multicanal quando todos os pedidos, de todos os canais, chegam a ele automaticamente. Sem isso, a equipe passa o dia copiando pedidos de marketplace para o sistema, separando etiquetas em telas diferentes e respondendo a cliente sem saber o status real.

Nos projetos de otimização, os passos mais comuns são:

• Integrar marketplaces como Mercado Livre, Shopee, Amazon, Magalu e TikTok Shop ao ERP.
• Integrar a loja virtual, seja Nuvemshop, Shopify ou Yampi.
• Padronizar o fluxo do pedido: entrada, separação, nota, etiqueta e envio.
• Definir regras de preço e estoque por canal.

Para quem vende principalmente em marketplaces, a implantação do UpSeller pode complementar ou concentrar essa rotina, conforme a operação.

Como o ERP coloca o financeiro em ordem?

O ERP coloca o financeiro em ordem quando contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária passam a ser feitas no mesmo lugar onde as vendas acontecem. O padrão que mais vemos é o financeiro em planilha, desconectado das vendas, o que torna difícil saber o lucro real de cada canal.

A organização costuma começar pelo plano de categorias, segue para a conciliação dos recebimentos de banco, gateway e marketplace e termina com relatórios ou painéis que mostram o resultado. Para quem precisa de uma visão mais completa, a APPROX Digital desenvolve painéis personalizados para Bling e Olist ERP.

O que essas operações tinham em comum?

O ponto em comum mais forte é que o sistema, por si só, raramente era o problema. Na maioria dos casos, a empresa já tinha um ERP capaz, mas ele tinha sido configurado às pressas, sem desenho de processo, e a equipe nunca foi treinada para usá-lo por inteiro.

Outro padrão é a tentativa de implantar sozinho. Ela funciona até certo ponto, e depois os erros começam a custar caro. Se esse é o seu caso, leia os erros de implantar ERP sozinho e como resolver.

Um terceiro padrão é a falta de dono para cada rotina. Quando ninguém é responsável pelo cadastro, pela conferência do estoque ou pela conciliação, o sistema volta a ficar desorganizado em poucos meses. Por isso, parte da otimização é definir quem faz o quê dentro do ERP e com que frequência, para que o ganho se mantenha depois que a implantação termina.

Como a APPROX Digital otimiza a operação com ERP?

A APPROX Digital segue a mesma metodologia em todos os projetos de ERP:

• Diagnóstico da operação: entendemos como a empresa vende, compra, emite nota e controla o financeiro hoje.
• Desenho do processo: definimos o fluxo ideal para cada rotina, antes de mexer no sistema.
• Configuração/implantação: configuramos o ERP, seja Bling, Olist ERP ou UpSeller, com cadastro e regras revisados.
• Integrações e automações: conectamos marketplaces, loja virtual e criamos automações sob medida quando necessário.
• Treinamento da equipe: cada pessoa aprende a parte do sistema que usa no dia a dia.
• Acompanhamento pós-implantação: seguimos junto nas primeiras semanas para ajustar o que for preciso.

Por que a APPROX Digital?

A APPROX Digital é referência nacional em implantação de ERP, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. É parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento, e trabalha também com Olist ERP, UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi. Os 47 clientes que otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital mostram que, com método, o ERP deixa de ser um sistema de nota e passa a ser o centro da operação.

Quer ser o próximo cliente a otimizar a operação com ERP?

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Perguntas frequentes