Nota fiscal de entrada: importar XML, manifestar e não perder nada

Principais aprendizados

• A nota de entrada registra no ERP a compra feita do fornecedor e atualiza estoque, custo e financeiro.
• Importar o XML evita digitação e erro, desde que os itens do fornecedor estejam vinculados aos seus produtos.
• A manifestação do destinatário tem quatro eventos previstos no Ajuste SINIEF 07/05.
• Conferir a nota antes de dar entrada evita estoque e crédito errados.
• O processo de recebimento precisa de dono, rotina e regra no sistema.

A nota fiscal de entrada é o passo que liga a compra ao estoque, ao custo e às contas a pagar. Quando ela é lançada pelo XML e conferida, o ERP mostra o estoque real e a contabilidade recebe a informação certa. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP, integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos, e organiza esse processo no Bling e no Olist ERP.

Importante: este conteúdo é informativo. A APPROX Digital é uma consultoria empresarial, não um escritório de contabilidade: toda decisão fiscal deve ser validada com a contabilidade da sua empresa antes de ser aplicada.

O que é nota fiscal de entrada no ERP?

É o lançamento, no seu sistema, da NF-e que o fornecedor emitiu para você. O fornecedor emite a nota de venda; para a sua empresa, ela é uma entrada. No ERP, esse lançamento faz quatro coisas de uma vez:

• dá entrada nas quantidades no estoque;
• atualiza o custo dos produtos;
• gera a conta a pagar no financeiro;
• registra os dados fiscais que a contabilidade vai usar.

Se a entrada não é feita, ou é feita errada, o estoque do sistema deixa de bater com a prateleira e o custo fica distorcido.

Como importar o XML da nota de entrada?

O caminho mais seguro é importar o XML, e não digitar a nota. O XML traz itens, quantidades, valores e tributos exatamente como foram autorizados. O Bling tem um vídeo oficial com o passo a passo:

O ponto que mais trava a importação é o vínculo entre o código do fornecedor e o seu produto. Na primeira compra, você relaciona cada item do fornecedor ao cadastro correspondente; nas próximas, o ERP reconhece. Também é preciso conferir a conversão de unidade, quando o fornecedor vende em caixa e você controla em unidade.

O que é manifestação do destinatário?

Manifestação do destinatário são eventos que você registra sobre uma NF-e emitida contra o seu CNPJ. O Ajuste SINIEF 07/05, do CONFAZ, prevê quatro:

• Ciência da Emissão: você sabe que a nota existe, mas ainda não tem elementos para uma manifestação conclusiva.
• Confirmação da Operação: a operação aconteceu exatamente como informado na NF-e.
• Operação não Realizada: você reconhece a participação, mas a operação não ocorreu ou não se efetivou como informado.
• Desconhecimento da Operação: a operação não foi solicitada pela sua empresa.

A manifestação ajuda a proteger o seu CNPJ de notas indevidas e organiza o recebimento. Prazos e obrigatoriedade podem variar conforme o tipo de operação, então confirme com a contabilidade o que se aplica à sua empresa. Veja como fazer no Bling:

Como não perder estoque nem crédito na entrada?

Boa parte dos problemas nasce de entrada sem conferência. Antes de confirmar, confira:

• se a mercadoria física bate com a nota em quantidade e item;
• se o pedido de compra corresponde ao que chegou;
• se a natureza de operação e o CFOP de entrada estão certos;
• se os tributos destacados seguem o que a contabilidade definiu para a sua empresa.

O aproveitamento de crédito depende do regime tributário e da regra de cada tributo. O ERP só registra; quem define o que pode ser creditado é a contabilidade.

Recebeu, conferiu, deu entrada. Nessa ordem, no mesmo dia.

Se você trabalha com pedido de compra, ligue a entrada ao pedido. Explicamos o fluxo em gestão de compras no Bling.

Como a APPROX Digital organiza a entrada de notas?

O método segue as etapas da implantação Bling e da implantação Olist ERP, sempre com a contabilidade do cliente:

• Diagnóstico da operação: mapeamos como as compras chegam hoje, quem recebe e quem lança.
• Desenho do processo: definimos a sequência pedido de compra, recebimento, conferência e entrada.
• Configuração e implantação: configuramos a importação de XML, as naturezas de entrada e o vínculo com fornecedores.
• Integrações e automações: usamos automações para avisar sobre notas emitidas contra o CNPJ que ainda não tiveram entrada.
• Treinamento da equipe: treinamos o recebimento para conferir e manifestar.
• Acompanhamento pós-implantação: acompanhamos o estoque e o custo nas primeiras semanas.

Por que contar com uma especialista em ERP?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e é parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento. São 47 clientes que otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. Um deles é a Arhua, que ficou 2 anos em consultoria com a APPROX Digital e otimizou os processos com a implantação do Bling ERP e do Olist ERP.

Suas notas de entrada estão em dia?

Organize o recebimento antes que o estoque se perca. Fale com a APPROX Digital.

Fonte: Ajuste SINIEF 07/05 (CONFAZ)

Perguntas frequentes