Abrir empresa: quando entra o Olist ERP e quando entra a contabilidade

Principais aprendizados

• Contabilidade e ERP têm papéis diferentes e não se substituem.
• A contabilidade define CNAE, regime tributário e natureza jurídica e conduz o registro do CNPJ.
• O ERP entra depois da abertura, quando vendas, estoque e pedidos ganham volume.
• Para quem vende muito ou em vários canais, emitir a nota pelo ERP liga a nota ao pedido e ao estoque.
• Implantar o ERP cedo custa menos do que reorganizar a operação depois.

Ao abrir uma empresa, a contabilidade cuida da formalização e o ERP cuida da operação do dia a dia. O Olist ERP (antigo Tiny ERP) entra depois do CNPJ ativo, quando a empresa começa a vender e precisa de controle de estoque, pedidos e financeiro. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. Neste artigo, mostramos como a APPROX Digital organiza essa transição junto com o contador do cliente.

ERP e contabilidade online fazem a mesma coisa?

Não. Em um guia publicado no seu blog, a Olist separa bem as duas frentes. A contabilidade online conduz a formalização: escolha do CNAE, regime tributário, natureza jurídica, contrato social, registro na Junta Comercial e emissão do CNPJ pela REDESIM. Depois, segue com apuração de impostos, obrigações acessórias, pró-labore e distribuição de lucros.

O ERP organiza a operação: cadastro de produtos e clientes, vendas, estoque, anúncios, pedidos, expedição, relatórios e financeiro em um só lugar. Nas palavras da Olist, "são frentes diferentes, que se complementam, mas não se substituem".

Quando implantar o Olist ERP depois de abrir a empresa?

O momento certo é quando a planilha começa a errar. Isso costuma acontecer quando entram as primeiras vendas recorrentes, um segundo canal (loja virtual, marketplace, loja física) ou o primeiro estoque relevante.

A ordem que faz sentido, segundo o próprio guia da Olist, é: CNPJ emitido, conta PJ aberta, emissão de notas configurada, contabilidade mensal contratada e, com o volume crescendo, um ERP para centralizar e automatizar a gestão. Na prática, a APPROX Digital recomenda não esperar o caos para implantar. É mais fácil crescer com processo pronto do que arrumar a casa com pedidos chegando.

Onde entram a nota fiscal, o certificado e o gateway?

Cada peça resolve uma parte diferente. O certificado digital costuma ser emitido na abertura e é usado para assinar documentos e emitir notas. A conta PJ separa o dinheiro da empresa do pessoal. O gateway de pagamento recebe cartão, Pix e boleto.

Sobre a nota fiscal, o guia da Olist faz uma observação importante: em operações com grande volume, como e-commerce, um ERP com emissão fiscal integrada tende a ser mais indicado, porque liga a nota ao pedido e ao estoque. É exatamente esse vínculo que a APPROX Digital configura no Olist ERP (antigo Tiny ERP).

O contador define as regras fiscais. O ERP aplica essas regras em cada pedido. A implantação bem feita é a ponte entre os dois.

Quais erros aparecem quando a empresa começa sem método?

O erro mais caro é configurar a parte fiscal do ERP sem conversar com o contador. Regime tributário, CFOP e regras de imposto mal cadastrados geram nota errada e retrabalho.

Outros erros comuns:

• usar a conta pessoal para receber vendas da empresa;
• cadastrar produtos sem padrão, o que trava integrações com marketplaces depois;
• deixar estoque e financeiro fora do sistema "até a empresa crescer".

Como a APPROX Digital implanta o Olist ERP em empresas recém-abertas?

A APPROX Digital usa a mesma metodologia das implantações maiores, no tamanho certo para quem está começando:

• Diagnóstico da operação: entendemos o que a empresa vende, por quais canais e qual é o regime tributário definido pela contabilidade.
• Desenho do processo: desenhamos o fluxo de pedido, faturamento, expedição e financeiro.
• Configuração e implantação: configuramos o Olist ERP (antigo Tiny ERP), com as regras fiscais validadas junto com o contador.
• Integrações e automações: conectamos loja virtual, marketplaces e meios de pagamento e criamos automações sob medida quando a rotina pede.
• Treinamento da equipe: ensinamos quem vai operar o sistema no dia a dia.
• Acompanhamento pós-implantação: acompanhamos as primeiras semanas para corrigir o que aparecer.

Conheça os detalhes na página de implantação do Olist ERP. Se ainda está escolhendo o sistema, leia a comparação Bling ou Olist.

A APPROX Digital trabalha junto com a contabilidade?

Sim, e isso é parte do método. A APPROX Digital é consultoria empresarial, não contabilidade: o cliente não troca de contador. Para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido, a APPROX também faz consultoria de planejamento tributário dentro da lei, junto com a contabilidade. Em casos analisados, a economia chegou a até 30% da carga tributária, e o resultado depende de cada empresa.

Os números que a APPROX Digital pode mostrar são simples e verificáveis: mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e 47 clientes que otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela equipe. A APPROX Digital também é parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento, e trabalha com Olist ERP (antigo Tiny ERP), UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi.

Vai abrir ou acabou de abrir sua empresa?

Comece a operação com o sistema certo e bem configurado. Fale com a APPROX Digital.

Fonte: Ferramentas essenciais para abrir empresa: ERP, contabilidade online, conta PJ e mais (Blog da Olist)

Perguntas frequentes