Separação de pedidos no Olist ERP: do pedido à caixa sem erro

Principais aprendizados

• O módulo de separação do Olist ERP organiza pedidos e notas em quatro etapas: aguardando, em separação, separadas e embaladas.
• A lista de separação pode ser ordenada por localização ou SKU, o que reduz o tempo de caminhada no estoque.
• Na embalagem, a conferência por leitor de código de barras avisa quando sobra item ou aparece produto que não é do pedido.
• O envio para a separação pode ser automático, com gatilhos ligados ao pedido ou à nota fiscal.
• A disponibilidade do módulo depende do plano contratado, então vale conferir antes de desenhar o processo.

A separação de pedidos no Olist ERP funciona em uma tela que reúne os pedidos e as notas que precisam sair do estoque. Você gera a lista, separa os itens, confere na embalagem com leitor e envia para a expedição. Este guia da APPROX Digital mostra como configurar cada etapa para errar menos e despachar mais rápido. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e lojas virtuais), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Como funciona a separação de pedidos no Olist ERP?

O módulo fica em Vendas > Separação e divide as vendas em abas. Em aguardando separação estão as vendas que ainda não foram separadas. Depois elas passam por em separação, separadas e, por fim, embaladas, quando os itens já foram conferidos.

Os filtros ajudam a montar ondas de trabalho: por data, forma de envio, canal de venda, depósito e até por produto. Também dá para filtrar por quantidade de itens, separando as vendas de 1 item e 1 unidade das vendas com vários produtos. Esse filtro sozinho já organiza bem a rotina de quem vende muito em marketplace.

Como configurar a separação antes de começar?

A Olist recomenda configurar o módulo antes de usar. O caminho é Configurações > aba Vendas > Expedição e logística > Configurações da separação. Os pontos que mais mudam a rotina são:

• Envio para separação: manual, automático ao salvar o pedido, ao aprovar o pedido, ao salvar a nota fiscal ou ao autorizar a nota na SEFAZ.
• Impressão ao finalizar a embalagem: DANFE, etiqueta de envio ou os dois, com layout padrão, simplificado ou etiqueta.
• Informações na lista: observações internas, imagem do produto, código GTIN e código de barras da venda.
• Fluxo fiscal: opção de autorizar a nota ao separar os pedidos ou ao concluir a embalagem.

No Painel de Automação (Vendas > Painel de Automação), a Olist sugere o gatilho ao autorizar a nota fiscal para enviar o pedido à separação. A lógica é simples: ninguém perde tempo separando um pedido cuja nota ainda pode ser rejeitada.

Como fazer a separação e a conferência na prática?

Com o módulo configurado, a rotina segue uma ordem clara:

1. Na aba aguardando separação, clique em separar pedidos para todos ou selecione só alguns.
2. Abra a lista na tela ou imprima, agrupada por pedido ou por produto e ordenada por localização.
3. Separe fisicamente e marque os itens como separados.
4. Na aba separadas, clique em embalar pedidos e escolha embalar por pedido.
5. Leia o número do pedido e depois cada produto com o leitor.
6. Imprima a etiqueta de envio e a de volumes e siga para o próximo pedido.

Durante a leitura, o sistema mostra um alerta se a quantidade lida passar da quantidade do pedido ou se o item não fizer parte da venda. É esse aviso que evita o envio trocado, uma causa comum de devolução em operações de marketplace.

Para o leitor funcionar, o GTIN/EAN precisa estar no campo certo do cadastro e ter 13 dígitos. Em implantação, conferimos isso antes de treinar o estoque.

Como tratar kits na separação?

Por padrão, os kits podem ser trocados pelos seus componentes na separação. Se você prefere que o kit apareça agrupado, a Olist indica desabilitar a opção de substituir kits pelos componentes nas configurações da separação e também nas configurações gerais do e-commerce. Quando a separação é feita a partir da nota fiscal, os kits são sempre desmembrados, seguindo a nota.

O que acontece depois da embalagem?

Na aba embaladas, os pedidos são enviados para a expedição um a um ou em lote. Ali também é possível imprimir etiquetas em lote e gerar notas fiscais em lote, se a nota ainda não tiver sido emitida. A expedição agrupa os pedidos por forma de envio e fecha a coleta. Se você emite notas em volume, veja também como emitir nota fiscal em lote.

Como a APPROX Digital implanta a separação no Olist ERP?

A separação é onde o sistema encontra o estoque físico. Por isso, tratamos como um projeto de processo, e não só de configuração:

• Diagnóstico da operação: medimos volume diário, número de itens por pedido, layout do estoque e equipamentos disponíveis.
• Desenho do processo: definimos quando o pedido entra na separação, quem separa, quem confere e em que momento a nota é autorizada.
• Configuração e implantação: ajustamos gatilhos, impressão, layout de DANFE e etiquetas e a localização dos produtos.
• Integrações e automações: ligamos marketplaces e formas de envio e usamos o Painel de Automação para tirar cliques da equipe.
• Treinamento da equipe: treinamos o estoque na bancada, com leitor e impressora, e não só na tela.
• Acompanhamento pós-implantação: acompanhamos os primeiros dias de pico e corrigimos gargalos.

Por que contar com a APPROX Digital?

São mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos, com 47 clientes em todo o Brasil que otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. Conheça a nossa consultoria de implantação do Olist ERP.

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Fale com a APPROX Digital e veja como montar a separação e a conferência do seu estoque no Olist ERP.

Fonte: Separação (Central de Ajuda Olist), Configurações da separação (Central de Ajuda Olist) e Como configurar as automações do fluxo de vendas no ERP (Central de Ajuda Olist)

Perguntas frequentes