Serviços no Olist ERP: NFS-e, ordem de serviço e contratos

Principais aprendizados

• O módulo de serviços do Olist ERP reúne cadastro de serviços, ordens de serviço, notas de serviço, contratos e cobranças.
• A ordem de serviço registra equipamento, problema, peças, serviços, prazos e pagamento, e pode virar orçamento.
• Da ordem de serviço você gera a NFS-e, e a ordem é finalizada após a emissão.
• Contratos organizam cobranças futuras, que entram em Contas a Receber com boleto.
• Estoque e contas podem ser lançados de forma manual ou automática, conforme a configuração.

O módulo de serviços do Olist ERP serve para quem presta serviço, sozinho ou junto com a venda de produtos. Ele cobre o cadastro, a ordem de serviço, a nota fiscal de serviço (NFS-e) e os contratos com cobrança recorrente. A APPROX Digital explica como montar cada parte para a operação não ficar dividida em planilhas. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e lojas virtuais), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

O que o módulo de serviços do Olist ERP faz?

Pela Central de Ajuda da Olist, o módulo gerencia os serviços prestados pela empresa e eles aparecem em ordens de serviço, notas fiscais eletrônicas de serviço, propostas comerciais e pedidos de venda. Ou seja, o mesmo cadastro alimenta o orçamento, a execução e o faturamento.

Isso é útil para negócios mistos, como assistência técnica que também vende peças, ou loja que cobra instalação. O sistema permite até transformar um serviço em produto, e um produto em serviço, quando o cadastro foi feito no lugar errado.

Como cadastrar serviços no Olist ERP?

O caminho é Cadastros > Serviços > incluir serviço. Além dos dados principais, dois campos merecem atenção:

• Descrição complementar: o texto aparece em propostas comerciais e pedidos de venda e aceita imagens e edição em HTML.
• Observações: informações gerais sobre o serviço, para uso interno.

Serviços excluídos não somem de vez, porque podem ter vínculo com pedidos e notas. Eles ficam com a situação excluídos e podem ser restaurados pelo filtro.

Como funciona a ordem de serviço?

A ordem de serviço é o documento que registra o que será feito, como, em quanto tempo e por quem. Ela é aberta em Serviços > Ordens de Serviço > incluir ordem de serviço:

1. Informe cliente, equipamento, número de série, problema e observações do recebimento.
2. Adicione as peças usadas e os serviços prestados.
3. Preencha data de início, data prevista e desconto, se houver.
4. Marque Orçar se ainda for um orçamento.
5. Defina a forma de pagamento, anexe fotos ou documentos de até 2 MB e salve.

Na configuração, você escolhe se o estoque das peças é lançado manualmente, ao salvar ou ao finalizar a ordem, e se as contas são lançadas de forma manual ou automática. Depois que a ordem está integrada ao financeiro ou ao estoque, ela não pode mais ser editada.

Como emitir a NFS-e a partir da ordem de serviço?

No menu de contexto da ordem, a opção Gerar nota de serviço emite a NFS-e, e a ordem é finalizada automaticamente após a emissão. Se a ordem tiver peças, a opção Gerar nota fiscal, em mais ações, emite a nota de venda dos produtos.

A NFS-e segue regras do município, e cada prefeitura tem o seu padrão. Por isso, antes de emitir, confirme com a contabilidade o código do serviço, a alíquota de ISS e o ambiente de emissão usado pela sua cidade. Para entender o ISS e o que muda com a reforma, leia ISS e NFS-e: o que muda com a reforma tributária.

Quando a sua cidade muda o sistema de emissão, revise as configurações de NFS-e, o cadastro dos serviços e os contratos vigentes que geram nota. A Olist faz esse alerta na própria Central de Ajuda.

Como controlar contratos e cobranças recorrentes?

Para serviços mensais, como manutenção ou suporte, o módulo de Contratos organiza as cobranças futuras. Ele é instalado pela Loja de extensões e depende do plano. No contrato, você define cliente, se haverá nota fiscal, vendedor e comissão, anexos e marcador.

Depois, em Serviços > Cobranças, a opção gerar cobranças do período cria as contas a receber do mês. Dali, você imprime boletos ou usa enviar boletos do mês para mandar todos por e-mail. Atenção: excluir o faturamento do mês remove as contas a receber e as notas associadas, sem volta.

Como a APPROX Digital implanta o módulo de serviços?

• Diagnóstico da operação: entendemos os tipos de serviço, a recorrência, o município e como o faturamento é feito hoje.
• Desenho do processo: desenhamos o caminho do orçamento à nota e à cobrança.
• Configuração e implantação: cadastramos serviços, configuramos ordem de serviço, contratos e NFS-e com a contabilidade.
• Integrações e automações: ligamos ordens e contratos ao financeiro e automatizamos o envio de cobranças.
• Treinamento da equipe: técnicos, atendimento e financeiro aprendem a rotina.
• Acompanhamento pós-implantação: conferimos as primeiras notas e cobranças.

Se o seu time comercial precisa de funil e follow-up, a APPROX Digital também implanta CRM integrado; veja CRM para quem usa o Olist ERP.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos e experiência com Olist ERP e Bling em operações de produto e serviço. Conheça a nossa implantação do Olist ERP.

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Fonte: Cadastros de Serviços (Central de Ajuda Olist), Ordens de Serviço (Central de Ajuda Olist), Contratos (Central de Ajuda Olist) e Cobranças (Central de Ajuda Olist)

Perguntas frequentes