Equipe de e-commerce: quem contratar primeiro para vender em marketplaces

Principais aprendizados

• Uma operação de marketplaces tem quatro frentes: operação, anúncios, atendimento e gestão.
• A primeira contratação costuma ser para a operação, porque é onde o volume pesa primeiro.
• O tamanho da equipe depende tanto do volume quanto do nível de automação.
• ERP bem implantado e canais integrados permitem crescer sem contratar na mesma proporção.
• Funções claras e processo documentado valem mais do que mais gente.

Para vender em marketplaces você precisa cobrir quatro frentes: operação (pedidos, estoque e expedição), anúncios, atendimento e gestão. A primeira contratação costuma ir para a operação, e o ERP com integrações é o que define quantas pessoas você vai precisar depois. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações para e-commerce, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Quais funções uma operação de marketplaces precisa?

Toda operação de marketplaces, pequena ou grande, tem as mesmas frentes de trabalho. No começo, uma pessoa acumula várias; com o crescimento, elas se separam.

• Operação: pedidos, notas, separação, embalagem, despacho e estoque.
• Anúncios: cadastro, fotos, títulos, preço, campanhas e catálogo.
• Atendimento: perguntas, mensagens, reclamações e devoluções.
• Gestão e financeiro: compras, precificação, conciliação de repasses e indicadores.

Ter essas frentes desenhadas ajuda a saber o que falta, mesmo antes de contratar.

Quem contratar primeiro?

Na maioria das operações, a primeira contratação é para a operação. É ali que o volume cresce primeiro: cada pedido novo precisa de nota, separação e etiqueta, todos os dias.

A segunda costuma ser alguém para anúncios e atendimento, que estão ligados: quem conhece o anúncio responde melhor às perguntas. Gestão e financeiro tendem a ficar com o dono por mais tempo, com apoio de relatórios do ERP e da contabilidade.

Antes de contratar a próxima pessoa, pergunte: essa tarefa precisa de alguém ou precisa de um processo melhor?

Como estimar o tamanho da equipe?

O tamanho da equipe depende de volume, mix e automação. Duas empresas com o mesmo número de pedidos podem precisar de equipes bem diferentes.

Algumas perguntas ajudam a estimar:

• Quantos pedidos por dia, e qual o pico em datas fortes?
• Quantos produtos diferentes, com quantas variações?
• A nota e a etiqueta saem automaticamente ou são feitas pedido a pedido?
• O estoque é sincronizado entre os canais ou ajustado na mão?
• Os repasses dos marketplaces são conciliados no sistema ou em planilha?

Cada resposta "na mão" é tempo de equipe. Por isso a automação muda a conta de quantas pessoas você precisa.

Como o ERP e as automações reduzem a equipe necessária?

O ERP bem implantado tira da equipe as tarefas repetitivas. Com os canais integrados, o pedido entra sozinho, o estoque baixa em todos os marketplaces e a nota pode ser emitida em lote.

• Integração de canais: sem digitar pedidos nem ajustar estoque manualmente. Veja como integrar o Bling com a Shopee e o Mercado Livre sem perder estoque.
• Expedição em fluxo: separação, conferência e etiqueta no ERP. Veja expedição no e-commerce.
• Automações sob medida: tarefas específicas da sua empresa, sem trocar de sistema. Veja as automações da APPROX Digital.
• Relatórios: indicadores prontos, em vez de alguém montando planilha toda semana.

O que terceirizar e o que manter dentro de casa?

Terceirizar faz sentido para o que é especializado ou não acontece todo dia. O que é rotina diária costuma funcionar melhor com a equipe própria.

• Bom para terceirizar: implantação e configuração de sistemas, fotos de produto, criação de anúncios em lote, logística (como o Full) e consultoria tributária com a contabilidade.
• Melhor dentro de casa: atendimento, conferência de pedidos, conhecimento do produto e decisões de compra.

Quais erros evitar ao montar a equipe?

Os erros mais comuns vêm de contratar antes de organizar.

• Contratar para cobrir retrabalho causado por sistema mal configurado.
• Não definir quem é responsável por cada etapa.
• Deixar o processo só na cabeça de quem faz.
• Treinar só no primeiro dia e nunca mais.
• Medir esforço em vez de resultado.

Como a APPROX Digital ajuda a estruturar a operação?

A APPROX Digital organiza sistema e processo antes de a empresa crescer a equipe. O método é este:

• Diagnóstico da operação: mapeamos as tarefas de cada frente e quanto tempo elas tomam.
• Desenho do processo: definimos etapas e responsáveis por função.
• Configuração: implantamos o Bling, o Olist ERP ou o UpSeller conforme a operação.
• Integrações e automações: integramos os canais e automatizamos o que é repetitivo.
• Treinamento da equipe: treinamos cada função no que ela precisa fazer no sistema.
• Acompanhamento pós-implantação: revisamos a rotina e ajustamos com o crescimento.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil. É parceira Top Especialista Bling, selo que o Bling concede às parceiras que se destacam em implantação e atendimento, e trabalha também com Olist ERP (antigo Tiny ERP), UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi. Em um dos cases que a empresa pode citar, 47 clientes em todo o Brasil otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. A Arhua, por exemplo, ficou 2 anos em consultoria com a APPROX Digital e otimizou os processos com a implantação do Bling ERP e do Olist ERP.

Quer crescer sem inchar a equipe?

A APPROX Digital organiza seu ERP e seus processos para cada pessoa render mais. Fale com a gente.

Perguntas frequentes