Permissões no Kommo: cada vendedor vendo só os próprios leads

Principais aprendizados

• As permissões do Kommo são configuradas por usuário em Configurações > Gerenciamento de usuários.
• Quatro cores definem o alcance: vermelho (nenhum), laranja (só os próprios), azul (time) e verde (todos).
• Dá para restringir etapas do funil, campos, caixa de entrada compartilhada e mídias.
• Configurações podem ser salvas como função e reaplicadas a outros usuários.
• Funis só podem ser ocultos por função, não por usuário individual.

As permissões no Kommo definem o que cada pessoa da equipe pode ver e fazer: quais leads, quais funis, quais etapas e quais campos. Configurar isso no começo evita vendedor mexendo em lead de colega, exportação de base sem controle e confusão sobre quem é responsável por cada cliente. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Quem pode configurar permissões no Kommo?

Quem configura é o administrador. Pela documentação da Kommo, o primeiro usuário da conta já é administrador, e qualquer usuário pode receber essa função, sem limite de quantidade. O administrador adiciona, edita, desativa e remove usuários, atribui funções e define permissões.

O cuidado aqui é não transformar todo mundo em administrador "para facilitar". Administrador tem acesso total; deixe essa função só para quem realmente gerencia a conta.

Como fazer cada vendedor ver só os próprios leads?

O caminho é a permissão personalizada do usuário. Segundo a Kommo:

1. Vá em Configurações > Gerenciamento de usuários e clique no nome do usuário.
2. Abra a aba de permissões personalizadas (ela passa a se chamar permissão própria quando ativada).
3. Ajuste o acesso a leads, contatos, empresas e outros recursos usando as cores.

As cores funcionam assim:

• Vermelho: sem acesso. Não vê, cria, edita, exclui nem exporta.
• Laranja: só os itens pelos quais o usuário é responsável.
• Azul: os itens do time ou grupo do usuário.
• Verde: acesso total, independentemente do responsável.

Para o vendedor ver só os próprios leads, use laranja. Para um líder de equipe, azul. Para a gestão, verde. Vale atenção especial à exportação: deixar exportação liberada para todos é abrir a base de clientes.

Como limitar etapas, campos e mídias?

Abaixo das cores ficam os controles avançados. Pela documentação, você pode restringir o acesso a etapas específicas do funil, limitar a visualização ou edição de campos, controlar quem vê a caixa de entrada compartilhada de e-mails e gerenciar o acesso a arquivos, imagens e anexos.

Nas etapas, cada uma pode ter permissão separada para ver, editar, excluir e exportar. Um uso comum: a etapa de pagamento ou de contrato só pode ser editada pelo financeiro.

Permissão bem feita não é desconfiança da equipe: é deixar claro quem cuida de cada cliente e proteger a base da empresa.

Como criar funções e ocultar funis?

Depois de ajustar um usuário, clique em salvar como função. A configuração vira uma função reutilizável, que pode ser atribuída a outros usuários ou grupos. Assim, cada vendedor novo entra com o mesmo perfil.

Para ocultar funis, a regra é por função: funis só podem ser escondidos para funções, não para usuários individuais. Nas configurações da conta, na parte de funis, você escolhe a função e define quais funis ela enxerga, ou oculta a seção inteira. Isso é útil quando há um funil de pós-venda ou de parceiros que o time de vendas não precisa ver.

E as conversas do WhatsApp e do Instagram?

As conversas chegam pelos canais conectados e viram leads no funil. A documentação de permissões da Kommo fala de leads, contatos, empresas, caixa de entrada compartilhada de e-mails e mídias; ela não detalha, nesse artigo, a visibilidade das conversas dos mensageiros.

Por isso, a recomendação é testar. Crie um usuário de teste com a função do vendedor, peça para ele sair e entrar de novo, abra os funis e o chat e confira se ele vê e faz só o que você permitiu. A própria Kommo recomenda esse teste depois de salvar as permissões.

Quais erros evitar nas permissões?

• Todo mundo como administrador.
• Exportação liberada para a equipe inteira.
• Permissões feitas usuário por usuário, sem funções, e diferentes entre si.
• Nenhum teste com usuário real depois de configurar.
• Mudar responsável de leads sem revisar o que cada um passa a enxergar.

Como a APPROX Digital configura as permissões do Kommo?

• Diagnóstico da operação: quem vende, quem lidera, quem atende e quem só consulta.
• Desenho do processo: funções, níveis de acesso e regras por etapa e campo.
• Configuração e implantação: usuários, funções e funis ocultos quando necessário.
• Integrações e automações: distribuição automática de leads entre responsáveis.
• Treinamento da equipe: cada perfil aprende o que pode e o que não pode fazer.
• Acompanhamento pós-implantação: revisão quando entra gente nova ou muda a estrutura.

Veja também como montar o funil de vendas no Kommo e a página de implantação do Kommo.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil, com implantação de Kommo, Bitrix24 e ERPs.

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Fonte: Set permissions and access levels in Kommo e Set up user permissions for pipelines (Kommo)

Perguntas frequentes