NCM, CEST e origem: o cadastro fiscal que evita nota rejeitada

Principais aprendizados

• NCM classifica a mercadoria e puxa tributos e regras fiscais do produto.
• CEST tem 7 dígitos e deve ir na nota das mercadorias listadas no Convênio ICMS 142/18.
• O código de origem vai de 0 a 8 e indica se o produto é nacional ou importado.
• Origem errada pode gerar alíquota interestadual errada, porque importado usa 4% na venda a contribuinte.
• Cadastro fiscal se corrige na origem, no produto, e não nota por nota.

NCM, CEST e origem são os três campos do cadastro fiscal do produto que mais causam nota errada ou rejeitada. Eles definem como o produto é classificado, se tem substituição tributária e qual alíquota interestadual usar. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de ERP, integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos, e revisa esse cadastro no Bling e no Olist ERP junto com a contabilidade do cliente.

Importante: este conteúdo é informativo. A APPROX Digital é uma consultoria empresarial, não um escritório de contabilidade: toda decisão fiscal deve ser validada com a contabilidade da sua empresa antes de ser aplicada.

O que é NCM e por que ele importa?

NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul, o código de 8 dígitos que classifica cada mercadoria. A partir dele se definem alíquotas, regras de substituição tributária e outras exigências fiscais. Um NCM errado não é só um número trocado: pode significar imposto calculado errado.

Um NCM inexistente ou desatualizado também pode fazer a nota ser recusada na transmissão. E como o NCM é usado em regras de ST, DIFAL e monofásico, um erro nele se espalha para várias notas ao mesmo tempo.

O que é CEST e quando ele é exigido?

O CEST é o Código Especificador da Substituição Tributária, instituído pelo Convênio ICMS 142/18, do CONFAZ. Ele tem 7 dígitos:

• o primeiro e o segundo indicam o segmento da mercadoria;
• do terceiro ao quinto, o item dentro do segmento;
• o sexto e o sétimo, a especificação do item.

O convênio determina que o documento fiscal traga o CEST de cada mercadoria listada nos seus anexos, ainda que a operação não esteja sujeita à substituição tributária. É por isso que o CEST aparece até em produtos que você vende sem ST. Veja como a ST funciona em ICMS-ST no e-commerce.

O que é o código de origem da mercadoria?

O código de origem informa se o produto é nacional ou estrangeiro. A tabela, presente nos regulamentos estaduais de ICMS, como o de Santa Catarina, tem nove códigos:

• 0: nacional, exceto os casos dos códigos 3, 4, 5 e 8;
• 1: estrangeira, importação direta, exceto o código 6;
• 2: estrangeira, adquirida no mercado interno, exceto o código 7;
• 3: nacional, com conteúdo de importação acima de 40% e até 70%;
• 4: nacional, produzida conforme os processos produtivos básicos;
• 5: nacional, com conteúdo de importação de até 40%;
• 6: estrangeira, importação direta, sem similar nacional, em lista da CAMEX;
• 7: estrangeira, adquirida no mercado interno, sem similar nacional, em lista da CAMEX;
• 8: nacional, com conteúdo de importação acima de 70%.

Quem compra importado de um distribuidor no Brasil e cadastra como nacional comete um dos erros mais comuns que encontramos.

Por que a origem muda a alíquota na nota?

Porque, desde 2013, a Resolução do Senado Federal 13/2012 limita a 4% a alíquota interestadual do ICMS nas operações com mercadorias importadas destinadas a contribuintes. A Sefaz do Amazonas informou na época que, nessas operações, não seriam autorizadas NF-e com alíquota acima de 4% para as origens 1, 2 e 3.

Origem e NCM não são campos para preencher depois. Eles decidem o imposto de cada venda.

Como manter o cadastro fiscal em ordem?

O cadastro fiscal se mantém com rotina, não com mutirão. O que recomendamos:

• revisar NCM, CEST e origem de todos os produtos na implantação, com a contabilidade;
• conferir esses campos no XML do fornecedor a cada novo produto;
• tratar produtos importados e nacionais com regras separadas;
• usar edição em massa por NCM quando uma regra muda;
• registrar quem pode alterar o cadastro fiscal no ERP.

Para quem vende em marketplaces, conferir estoque por NCM também ajuda na conciliação fiscal, como mostramos em relatório de estoque por NCM no UpSeller.

Como a APPROX Digital revisa o cadastro fiscal?

O trabalho segue as etapas da implantação Bling e da implantação Olist ERP, sempre com a contabilidade do cliente:

• Diagnóstico da operação: exportamos o cadastro e apontamos produtos sem NCM, sem CEST ou com origem suspeita.
• Desenho do processo: definimos com a contabilidade a classificação e as regras por grupo de produto.
• Configuração e implantação: corrigimos o cadastro no ERP, em massa quando possível.
• Integrações e automações: criamos automações e alertas para produtos novos sem dados fiscais.
• Treinamento da equipe: treinamos o cadastro e o faturamento para conferir na entrada.
• Acompanhamento pós-implantação: revisamos o cadastro sempre que a legislação ou o mix de produtos muda.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação, mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil e é parceira Top Especialista Bling, selo concedido pelo Bling às parceiras que se destacam em implantação e atendimento. A Clauplast implantou o primeiro sistema com a APPROX Digital em 2022 e segue até hoje como cliente, otimizando a operação de forma contínua. Cadastro fiscal bem feito é parte dessa melhoria contínua.

Seu cadastro fiscal está pronto para emitir sem erro?

Revise NCM, CEST e origem antes da próxima rejeição. Fale com a APPROX Digital.

Fonte: Convênio ICMS 142/18 (CONFAZ), Tabela de origem da mercadoria (RICMS/SC, Anexo 10) e Sefaz-AM: alíquota interestadual de 4% para importados

Perguntas frequentes