Automação financeira com o Olist ERP: passo a passo para PMEs

Principais aprendizados

• Automação financeira é fazer o financeiro nascer das operações, e não da digitação.
• O ERP junta vendas, estoque, notas e financeiro, o que reduz retrabalho e erro manual.
• A implantação começa pelo mapeamento dos processos, não pela escolha de telas.
• Testar integrações antes de abandonar as planilhas evita surpresas no fechamento.
• A APPROX Digital implanta o financeiro do Olist ERP (antigo Tiny ERP) com integrações, automações e treinamento.

Automação financeira com o Olist ERP significa usar o sistema para que contas a receber, contas a pagar, caixa e relatórios sejam alimentados pelas próprias vendas, compras e notas, sem lançar tudo de novo à mão. Para funcionar, o ERP precisa estar bem configurado e a equipe precisa usar o sistema do mesmo jeito. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Por que o financeiro da PME trava nas planilhas?

O financeiro trava porque a informação nasce em um lugar e é digitada em outro. Venda no marketplace, nota emitida no sistema, recebimento no banco e controle na planilha: cada passagem é uma chance de erro.

O resultado aparece no fim do mês, quando o saldo não bate e ninguém sabe se a empresa lucrou. A Olist resume bem a proposta do ERP nesse cenário: menos planilhas, menos retrabalho e dados atualizados.

O que o ERP muda na gestão financeira?

O ERP muda o ponto de partida dos lançamentos. Em vez de alguém registrar cada venda no financeiro, o sistema gera o título a receber a partir do pedido e da nota.

Os ganhos mais visíveis:

• Caixa acompanhado em tempo real, com entradas e saídas no mesmo lugar.
• Menos erros manuais em notas, conciliação e estoque.
• Relatórios confiáveis, porque os dados vêm de uma fonte só.
• Loja física, e-commerce e marketplaces somados na mesma visão.

Qual o passo a passo para automatizar o financeiro com o Olist ERP?

O passo a passo que funciona nos projetos da APPROX Digital segue a mesma lógica que a Olist recomenda no seu artigo sobre o tema, com alguns cuidados extras de implantação:

1. Mapear as tarefas do financeiro e onde estão os pontos manuais.
2. Organizar o plano de contas e as categorias antes de lançar qualquer coisa.
3. Configurar formas de pagamento e contas bancárias.
4. Ligar canais de venda ao ERP para que pedidos virem títulos a receber.
5. Testar por um período com a planilha ainda ao lado, comparando os números.
6. Treinar a equipe e desligar a planilha.
7. Acompanhar indicadores como tempo de fechamento e quantidade de ajustes.

Desligar a planilha no primeiro dia é tentador. Rodar as duas em paralelo por um ciclo curto mostra o que ainda falta configurar.

Quais automações financeiras valem mais a pena?

As automações que mais economizam tempo são as que eliminam digitação repetida. Nos clientes da APPROX Digital, as mais pedidas são:

• Baixa de recebimentos de marketplace a partir dos repasses.
• Avisos de contas a vencer para o responsável.
• Relatórios enviados de forma periódica para a diretoria.
• Integração de dados financeiros com um painel personalizado.

Quando o recurso nativo do ERP não cobre a rotina, a APPROX cria automações sob medida que rodam junto do sistema, sem trocar de ERP.

Como a APPROX Digital implanta o financeiro no Olist ERP?

A APPROX Digital implanta o financeiro como parte da implantação do Olist ERP. As etapas:

• Diagnóstico da operação: como o dinheiro entra e sai hoje e onde estão os gargalos.
• Desenho do processo: plano de contas, categorias, responsáveis e rotina de conciliação.
• Configuração: contas, formas de pagamento, regras de lançamento e relatórios.
• Integrações e automações: canais de venda, bancos e automações sob medida.
• Treinamento da equipe: financeiro, vendas e compras usando o mesmo fluxo.
• Acompanhamento pós-implantação: revisão dos primeiros fechamentos.

Quais erros evitar?

Os erros mais comuns são começar sem plano de contas, deixar pedidos fora do ERP e não treinar quem lança. Sem isso, o sistema fica com números incompletos e a planilha volta.

Para entender o projeto de ponta a ponta, veja a consultoria de implantação do Olist ERP (Tiny).

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital já atendeu mais de 1.500 clientes em todo o Brasil em mais de 6 anos de atuação. Em um dos cases que a empresa pode citar, 47 clientes otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. A equipe trabalha com Olist ERP (antigo Tiny ERP), Bling, UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi, e é parceira Top Especialista Bling, selo que o Bling concede às parceiras que se destacam em implantação e atendimento.

Quer o seu financeiro rodando no Olist ERP?

Conte para a APPROX Digital como funciona o seu financeiro hoje. Nós desenhamos o processo, configuramos o ERP e treinamos a sua equipe. Fale com a gente.

Fonte: Transforme Finanças com ERP: Automação e Eficiência (Olist)

Perguntas frequentes