Gestão de compras no Olist ERP: como evitar excesso e falta de estoque

Principais aprendizados

• Comprar mal gera dois prejuízos: dinheiro parado em estoque e venda perdida por falta de produto.
• Planejar com histórico de vendas e sazonalidade substitui o achismo.
• Solicitação, cotação, aprovação e recebimento precisam ser etapas claras.
• No Olist ERP (antigo Tiny ERP), compras, estoque e financeiro ficam ligados.
• A APPROX Digital organiza o fluxo de compras e, quando necessário, cria planejamento sob medida que roda junto do ERP.

Gestão de compras no Olist ERP é usar os dados de vendas e estoque do sistema para decidir o que comprar, quanto e quando, com o pedido, a entrada da nota e o financeiro ligados. É o jeito mais direto de evitar estoque parado e falta de produto ao mesmo tempo. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

O que é gestão de compras e por que ela importa?

Gestão de compras é o processo que garante que a empresa compre os produtos certos, nas quantidades certas e no momento certo. Ela vai além de negociar preço: envolve planejamento, análise de dados e integração com o estoque.

Quando falha, o prejuízo é duplo. Como resume a Olist no seu artigo sobre o tema, "produtos parados = capital imobilizado" e falta de item significa venda perdida.

Quais erros mais comuns nas compras?

Os erros mais comuns aparecem em quase todo diagnóstico da APPROX Digital:

• Excesso de estoque, que ocupa espaço e envelhece.
• Falta de produtos campeões de venda.
• Compras feitas por impressão, sem olhar o histórico.
• Dependência de um único fornecedor.
• Pedido feito por mensagem, sem registro no sistema.

Como planejar compras com os dados do Olist ERP?

Planeje a partir do que o ERP já sabe: quanto vendeu, quanto tem e quanto está a caminho. Um roteiro prático:

1. Puxar o histórico de vendas por produto e por período.
2. Separar produtos de alto e de baixo giro.
3. Considerar datas sazonais, promoções e lançamentos.
4. Conferir o saldo atual e os pedidos de compra em aberto.
5. Definir quantidade e momento de cada reposição.
6. Registrar o pedido de compra no ERP.

A melhor compra é a que você consegue explicar com números. Se a justificativa for só intuição, vale olhar o relatório antes.

Como padronizar o processo de compras?

Padronize em etapas: solicitação, cotação, aprovação e recebimento. Cada etapa tem um responsável e acontece no sistema.

No recebimento, a nota de entrada deve ser conferida contra o pedido. É aí que aparecem as diferenças de quantidade, preço ou produto, e é esse histórico que mostra quais fornecedores entregam o combinado. Veja também como fazer a gestão de fornecedores no Olist ERP.

O que o ERP faz na gestão de compras?

O ERP liga compras a estoque e financeiro. A Olist destaca que, com o seu ERP, é possível acompanhar tudo em um só lugar, do pedido à entrada no estoque. Entre os ganhos que a empresa aponta para um ERP na gestão de compras estão:

• Alertas para reposição de produtos.
• Relatórios de produtos com baixa ou alta rotatividade.
• Histórico de compras por fornecedor.
• Visão do impacto das compras no financeiro.

Quando a operação tem muitos itens, kits ou produção própria, a APPROX Digital avalia um planejamento de compras sob medida que roda junto do ERP, no mesmo espírito do MRP que desenvolveu para o Bling.

Como a APPROX Digital organiza compras no Olist ERP?

• Diagnóstico da operação: como a empresa compra hoje, quem decide e onde ficam os dados.
• Desenho do processo: etapas, responsáveis, aprovação e conferência no recebimento.
• Configuração: fornecedores, produtos, estoque mínimo e depósitos no Olist ERP.
• Integrações e automações: entrada de notas ligada ao pedido e automações para avisos de reposição.
• Treinamento da equipe: compras, recebimento e financeiro no mesmo fluxo.
• Acompanhamento pós-implantação: revisão dos primeiros ciclos de compra.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital já atendeu mais de 1.500 clientes em todo o Brasil em mais de 6 anos de atuação. Em um dos cases que a empresa pode citar, 47 clientes otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. A equipe trabalha com Olist ERP (antigo Tiny ERP), Bling, UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi, e é parceira Top Especialista Bling, selo que o Bling concede às parceiras que se destacam em implantação e atendimento.

Quer comprar melhor com o seu ERP?

Fale com a APPROX Digital e conte como funciona a sua reposição hoje. Nós organizamos o fluxo e os dados para você comprar com segurança. Fale com a gente.

Fonte: Gestão de Compras: como evitar excedentes e falta de estoque (Olist)

Perguntas frequentes