Gestão de fornecedores no Olist ERP: do cadastro à avaliação

Principais aprendizados

• Escolher fornecedor é mais do que comparar preço: prazo, qualidade, pagamento e flexibilidade pesam tanto quanto.
• Pedido piloto e condições por escrito evitam boa parte dos problemas.
• O Olist ERP (antigo Tiny ERP) pode concentrar fornecedores, pedidos e notas em um só lugar.
• Avaliar fornecedores com dados exige cadastro e fluxo de compras bem montados no ERP.
• A APPROX Digital organiza esse fluxo na implantação e cria relatórios para acompanhar cada fornecedor.

Gestão de fornecedores é o processo de escolher, formalizar e acompanhar quem abastece a sua empresa. No Olist ERP, ela fica muito mais simples quando fornecedores, pedidos de compra e notas de entrada estão ligados entre si, porque o histórico de cada parceiro passa a ser consultado no sistema e não em planilhas soltas. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e plataformas de loja virtual), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

Como escolher bons fornecedores?

Comece pelos critérios, e não pela busca. Quando você define antes o que importa, a comparação entre propostas fica objetiva.

Os critérios que mais aparecem nos projetos da APPROX Digital são:

• Equilíbrio entre preço e qualidade.
• Condições de pagamento que cabem no fluxo de caixa.
• Prazo de entrega e histórico de pontualidade.
• Capacidade de ajustar volume e prazo em imprevistos.
• Saúde financeira e reputação no mercado.

Qual o passo a passo para selecionar um fornecedor?

O passo a passo mais seguro sai da necessidade e termina no acompanhamento. Um roteiro prático, parecido com o que a Olist sugere no seu guia sobre o tema, é:

1. Listar produtos, volumes e padrão mínimo de qualidade.
2. Mapear alguns fornecedores possíveis.
3. Pedir amostras.
4. Comparar prazos, preços, pagamento e política de devolução.
5. Negociar e registrar tudo por escrito.
6. Fazer um pedido piloto.
7. Acompanhar o desempenho com indicadores.

O contrato protege os dois lados. O ERP mostra se o que foi combinado está sendo cumprido.

Como o Olist ERP ajuda na gestão de fornecedores?

O Olist ERP ajuda porque junta, no mesmo sistema, quem é o fornecedor, o que foi pedido e o que chegou. A Olist destaca que o ERP pode centralizar informações de fornecedores, pedidos e notas fiscais em um único painel e que se integra a marketplaces e lojas virtuais, o que evita diferença entre estoque físico e online.

Para isso funcionar, três coisas precisam estar certas:

• Cadastro do fornecedor completo: dados fiscais, contato e condições de pagamento.
• Pedido de compra no sistema: toda compra nasce no ERP, e não no WhatsApp.
• Entrada da nota ligada ao pedido: assim dá para comparar o pedido com o que foi entregue.

Como acompanhar o desempenho dos fornecedores?

Acompanhe poucos indicadores, mas com frequência. Os mais úteis são entregas no prazo, qualidade do que chegou, cumprimento das condições e tempo de resposta.

Quando o fluxo de compras está no Olist ERP, esses números saem do histórico de pedidos e notas. Se o cliente precisa de uma visão mais detalhada, a APPROX Digital monta um painel personalizado para o Olist ERP com o ranking dos fornecedores.

Como a APPROX Digital organiza compras e fornecedores no Olist ERP?

A APPROX Digital trata compras como parte da implantação do Olist ERP. O roteiro:

• Diagnóstico da operação: como a empresa compra hoje, quem aprova e onde ficam as informações.
• Desenho do processo: solicitação, cotação, aprovação, pedido, recebimento e conferência.
• Configuração: cadastro de fornecedores, produtos e condições de pagamento no ERP.
• Integrações e automações: entrada de notas por XML ligada ao pedido e automações para avisos de atraso ou divergência.
• Treinamento da equipe: compras, recebimento e financeiro usando o mesmo fluxo.
• Acompanhamento pós-implantação: revisão dos primeiros ciclos de compra e ajustes.

Quais erros evitar na gestão de fornecedores?

Os erros mais comuns são depender de um único fornecedor, fechar acordos só por mensagem e não registrar o pedido de compra no sistema. Sem o pedido, não há como comparar o que foi combinado com o que chegou.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital já atendeu mais de 1.500 clientes em todo o Brasil em mais de 6 anos de atuação. Em um dos cases que a empresa pode citar, 47 clientes otimizaram as operações com a implantação de ERP feita pela APPROX Digital. A equipe trabalha com Olist ERP (antigo Tiny ERP), Bling, UpSeller, Kommo CRM, Bitrix24, Nuvemshop, Shopify e Yampi, e é parceira Top Especialista Bling, selo que o Bling concede às parceiras que se destacam em implantação e atendimento.

Quer organizar compras e fornecedores no Olist ERP?

Fale com a APPROX Digital e conte como sua empresa compra hoje. Nós montamos o fluxo no ERP e treinamos a sua equipe. Fale com a gente.

Fonte: Como Escolher Fornecedores para PMEs: Guia Prático (Olist)

Perguntas frequentes