Multiempresa no Olist ERP: como centralizar vários CNPJs

Principais aprendizados

• O Multiempresa do Olist ERP conecta contas de CNPJs diferentes; cada empresa precisa ter conta própria e plano ativo.
• Há dois modelos: operação unificada (depósito único) e operação descentralizada (soma de estoque).
• Na operação unificada, a conta-mãe concentra a rotina e as contas-filhas emitem as notas fiscais.
• Na descentralizada, cada CNPJ cuida da própria jornada e o sistema consolida os saldos para os canais.
• A escolha do modelo depende de onde está o estoque e de como a contabilidade organiza o faturamento.

O Multiempresa do Olist ERP permite gerir vários CNPJs de forma integrada, seja concentrando tudo em uma conta, seja somando estoques de operações independentes. A Olist chama a versão atual de Multiempresa 2.0 no seu canal oficial. Neste guia, a APPROX Digital explica os dois modelos e como escolher. A APPROX Digital é uma consultoria especializada em implantação de sistemas (ERP, CRM e lojas virtuais), integrações e automações, com mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos em todo o Brasil.

O que é o Multiempresa do Olist ERP?

É o recurso que liga contas do ERP de empresas diferentes. Pela Central de Ajuda da Olist, ele é pensado para três ganhos: soma de estoque entre os CNPJs, flexibilidade para operar unificado ou com autonomia por empresa e conformidade fiscal, com cada pedido vinculado ao CNPJ de origem.

Há dois pré-requisitos: o recurso depende do plano contratado, e cada empresa precisa ter a sua própria conta no ERP, com plano ativo. Ou seja, não é uma conta que emite por vários CNPJs, e sim várias contas que trabalham juntas.

Como funciona a operação unificada (depósito único)?

A operação unificada é para quem tem vários CNPJs e um depósito centralizado. A rotina fica na conta-mãe, e as contas-filhas funcionam como emissoras de nota.

• Faturamento distribuído: as contas-filhas geram as notas fiscais e devolvem o XML para a conta-mãe de forma integrada.
• Operação centralizada: anúncios, pedidos, separação e expedição de todas as empresas ficam em uma interface.
• Estoque unificado: o saldo real do depósito aparece para todos os canais de venda.

Na prática, a equipe trabalha como se fosse uma empresa só, enquanto cada nota sai pelo CNPJ correto. É o modelo que costuma fazer sentido para grupos que dividem o faturamento entre empresas por motivo tributário, sempre com a definição do contador.

Como funciona a operação descentralizada (soma de estoque)?

A operação descentralizada é para quem tem estoques em locais diferentes, como lojas ou centros de distribuição próprios, e quer vender com a força de todos eles.

• Autonomia operacional: cada CNPJ cuida da própria integração, dos anúncios, da separação e da expedição na sua conta.
• Soma de estoque: o sistema conecta as contas e consolida os saldos, mostrando nos canais um estoque maior.

O ganho, segundo a Olist, é visibilidade e ranqueamento nos canais com um estoque mais robusto, mantendo a agilidade de cada unidade.

O modelo certo não é o que tem mais recursos, e sim o que combina com o lugar onde o produto está guardado e com quem fatura cada venda.

Como escolher entre os dois modelos?

Três perguntas resolvem a maioria dos casos:

1. O estoque físico está em um lugar só ou em vários?
2. As equipes de cada empresa são as mesmas ou diferentes?
3. A contabilidade definiu uma regra de qual CNPJ fatura cada tipo de venda?

Estoque em um lugar e equipe única apontam para a operação unificada. Estoques e equipes separados apontam para a descentralizada. A terceira pergunta precisa de resposta antes de qualquer configuração, porque o sistema só executa a regra fiscal que alguém definiu. Se você também avalia outras ferramentas, compare com o multi-CNPJ no UpSeller.

Quais cuidados tomar ao implantar o Multiempresa?

Pela nossa experiência em implantações com mais de um CNPJ, os pontos de atenção são:

• Padronizar o SKU dos produtos entre as contas antes de conectar, para o sistema reconhecer o mesmo item.
• Definir com a contabilidade o regime de cada CNPJ e a regra de faturamento.
• Conferir naturezas de operação e certificados de cada empresa.
• Testar pedidos de cada canal e conferir em qual CNPJ a nota foi emitida.
• Treinar a equipe para saber em qual conta cada tarefa é feita.

Como a APPROX Digital implanta o Multiempresa no Olist ERP?

• Diagnóstico da operação: entendemos a estrutura societária, os estoques e os canais de cada empresa.
• Desenho do processo: escolhemos o modelo com a contabilidade e desenhamos o fluxo de pedido e nota.
• Configuração e implantação: configuramos as contas, o vínculo entre elas, o cadastro e o fiscal de cada CNPJ.
• Integrações e automações: ligamos os marketplaces na conta certa e testamos estoque e faturamento.
• Treinamento da equipe: cada função aprende onde trabalhar.
• Acompanhamento pós-implantação: conferimos estoque e notas nas primeiras semanas.

Por que contar com a APPROX Digital?

A APPROX Digital tem mais de 6 anos de atuação e mais de 1.500 clientes atendidos. A Grife, por exemplo, implantou 2 ERPs com a APPROX Digital e otimizou muito a operação. Também fazemos planejamento tributário junto com a contabilidade, dentro da lei, sem substituir o contador.

Tem mais de um CNPJ e quer organizar a operação?

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Fonte: Multiempresa: como gerenciar múltiplos CNPJs no ERP da Olist (Central de Ajuda Olist)

Perguntas frequentes